Hollanda’da hangi bölümlerin kontenjan sınırlı olacağı her yıl üniversiteler ve hükümet tarafından ihtiyaca göre güncellenebilmektedir. Ancak geleneksel olarak Tıp, Diş Hekimliği, Psikoloji, Bilgisayar Bilimleri (Computer Science), Yapay Zeka (Artificial Intelligence), Uluslararası İlişkiler ve İşletme (International Business) gibi bölümler sıklıkla bu kategoride yer alır. Talebin çok yüksek olduğu bu alanlarda üniversiteler, hem sınıf mevcutlarını yönetilebilir seviyede tutmak hem de sektörel iş gücü dengesini korumak için Numerus Fixus sistemini bir kalite kontrol mekanizması olarak kullanırlar. Öğrencilerin başvuru yapmadan önce, hedefledikleri bölümün o yıl için bu statüde olup olmadığını Studielink üzerinden veya üniversitenin resmi sayfasından mutlaka kontrol etmeleri gerekir.

Numerus Fixus programlarına başvurulduğunda süreç iki aşamalı ilerler. İlk aşamada öğrencinin minimum akademik gereklilikleri sağlayıp sağlamadığı kontrol edilir. İkinci aşama ise asıl eleme aşaması olan “Selection” sürecidir. Bu aşamada üniversiteler sadece lise diploma notuna bakmazlar; adayları kendi bünyelerinde hazırladıkları online sınavlara (assessment), mülakatlara veya vaka analizlerine tabi tutabilirler. Bazı bölümlerde adaydan çok kapsamlı bir özgeçmiş (CV) ve o bölüme olan tutkusunu kanıtlayan stratejik bir motivasyon mektubu sunması beklenir. Sonuç olarak ortaya çıkan “Sıralama Numarası” (Ranking Number), öğrencinin kabul alıp almayacağını belirleyen temel gösterge olur.

Numerus Fixus bölümlerine başvuracak öğrenciler için takvim, genel programlardan çok daha erkene çekilmiştir. Hollanda genelinde bu tür bölümler için son başvuru tarihi istisnasız her yıl 15 Ocak’tır. Bu tarih bir baraj niteliğindedir ve bu tarihten sonra sisteme girilecek başvurular, adayın akademik başarısından bağımsız olarak kesinlikle reddedilir. 15 Ocak’a kadar başvurusu tamamlanan adaylar, bahar aylarında üniversitenin belirlediği seçme sınavlarına katılırlar ve yerleştirme sonuçları genellikle 15 Nisan tarihinde Studielink üzerinden ilan edilir. Bu erken takvim, öğrenciye eğer kontenjana giremezse alternatif planlar yapması için yeterli zamanı tanımayı amaçlar.

Bu sistemde başarılı olmanın yolu, hazırlıklara en geç Eylül ayında başlamaktan geçer. Seçme sınavlarına hazırlanmak için geçmiş yılların örneklerini incelemek, motivasyon mektubunu sıradanlıktan uzak ve bölüme olan yetkinliği kanıtlayacak şekilde kurgulamak büyük avantaj sağlar. Ayrıca, Numerus Fixus programları yüksek risk içerdiği için öğrencilerin mutlaka bir “B planı” olmalıdır. Aynı alanda kontenjan sınırı olmayan alternatif üniversiteler belirlenmeli veya Uygulamalı Bilimler Üniversitelerindeki (HBO) benzer programlar seçenekler arasına dahil edilmelidir. Örneğin, Psikoloji bölümü için kontenjan krizine girmek yerine, bazı üniversitelerin Numerus Fixus olmayan “Davranış Bilimleri” veya “Sosyal Bilimler” gibi yakın disiplinleri değerlendirilebilir. Doğru analiz ve erken planlama ile Numerus Fixus, korkulması gereken bir engel değil, Hollanda’nın en prestijli eğitimlerine açılan bir kapıdır.